Projektstrukturplan & Projektplan erstellen – Meilensteine & Arbeitspakete

​Sie lernen in diesem Artikel 1) Welche Begrifflichkeiten es gibt und wie sich diese gegeneinander abgrenzen und definieren sowie 2) was ein Projektplan bringt und wieso er in keinem Projekt fehlen darf. Weiterhin 3) wie ein Projektplan Schritt-für-Schritt gestaltet wird und 4) was die häufigsten Fehlerquellen der Erstellung sind inklusive Ansätzen zur Vermeidung dieser.

a) Ziel, Voraussetzung und Aufbau des Projektplans

Der Projektplan bildet die Grundlage aller weiteren Planungen. Innerhalb des Projektplanes wird das Projekt in einzelne Abschnitte (Phasen) unterteilt, welche jeweils mit Erreichung von Zwischenzielen (Meilensteinen) abschließen. Innerhalb dieser Etappen sind einzelne Arbeitspakete vorhanden, welche in sich abgeschlossene und abgegrenzte Arbeitsanweisungen beinhalten.

Voraussetzung zur Erstellung des Projektplanes sind konkrete Ziele, welche durch das Projekt erreicht werden soll.

Der Projektplan ist quasi die Ideallinie, mit welcher ein Lösungsweg aufgezeigt wird, definierte Ziele zu erreichen. Durch die Vorwegnahme durch die Planung können Risiken minimiert werden. Es entsteht Transparenz und eine Grundlage für das spätere Controlling.

Ein Projekt ohne Projektplan ist möglich, allerdings weder praktikabel noch sinnig.

b) Erstellung des Planes

• Entscheidung für Vorwärts- oder Rückwärtsplanung
• Erstellung der Projekt-Phasen und Meilensteine/Teilziele
• Erstellung der Projektstruktur
• Erstellung der Arbeitspakete
• Erstellung von Abhängigkeiten und zeitlicher Abfolge
• Einbau von Puffern

Es muss unterschieden werden zwischen "Projektplanung", "Projektplan", „Projektstrukturplan“ und extra gelagert dem "Netzplan".

"Projektplanung" bezeichnet im allgemeinen Sprachgebrauch die Gesamtheit aller Plan-Vorgänge und Planungsunterlagen.

Der "Projektplan", welcher hier beschrieben wird, ist eine Übersicht aller Projekt-Phasen, Meilensteine und Vorgänge. Dieser wird folgend synonym auch als "Projektbasisplan" bezeichnet.

Der Begriff „Projektstrukturplan“ bezeichnet eine visuelle Aufbereitung verschiedener Projekt-Phasen oder Projekt-Abschnitte. Die Aufbereitung soll möglichst einfach die Abfolge-Struktur des Projektes darstellen.

Unter "Netzplan" wird eine spezielle Darstellungsform des Projektplanes verstanden. Der "Projektstrukturplan" ist ebenfalls eine Möglichkeit, die Projekt-Struktur aufzubereiten.

Ziele des Projektplanes

Der Projektplan bildet die Grundlage für alle weiteren Überlegungen und Planungen des Projektes. Ziel des Projektplanes ist es, eine Übersicht der notwendigen Projektphasen, Meilensteine und notwendige Arbeiten zu geben, welche zur Erreichung der Projektziele führen.

Anhand des Projektplan können alle weiteren komplexen Planungsschritte wie notwendige Abfolgen, Ressourcen- und Zeitplanung bis hin zu weiterer Kostenplanung erleichtert werden.

Der Projektplan erleichtert die Organisation komplexer Aufgaben der Planung, Durchführung und Kontrolle.

Er ist der "notwendige Weg zum Ziel", wobei er gleichzeitig Klarheit über den Ablauf schafft.

Ziele des Projektstrukturplans

Der Projektstrukturplan ist eine Art "Organigramm des Projektes". Ziel des Planes ist es, eine einfache Übersicht verschiedener Projektphasen sowie deren Abfolge zu geben, ohne dabei zu detailliert zu werden.

Im Endeffekt ist der Projektstrukturplan das, wonach er benannt ist: Die Zerlegung des Projektes in eine sinnvolle Grundstruktur.

Ziele der Netzplantechnik

Der Netzplan ist eine Kombination aus Projektbasisplan, Vorgänger/Nachfolger-Ablauf und zeitlicher Komponente. Er zeigt in einer netzartigen Struktur, welche Arbeitspakete und Pufferzeiten in welchem Ablauf und Zusammenhang stehen.

-> Sollten Sie nur Informationen zum Netzplan benötigen, finden Sie einen eigenen Beitrag dazu hier: Netzplantechnik

Der Projektplan ist das wichtigste Instrument der Projektplanung. Er sollte zwingend in jedem Projekt vorhanden sein.

Er bringt eine Übersicht des Projektes in zerlegten Einzelstücken hin zum anvisierten Ziel. Ist das Ziel ein Puzzle ist der Projektplan die Anleitung welche Puzzleteile wo hinkommen.

Der Projektplan ist ein Kommunikationstool:
Durch die Auflistung der Projektphasen können Dritte, wie das Team, Vorgesetzte oder Kunden, nachverfolgen, welche Schritte geplant sind um das Ziel (die Ziele) zu erreichen.

Der Projektplan als Kontrollgrundlage:
Wichtig: der Plan ist ein Plan und keine Realität. Jedoch dienen die einzelnen Arbeitspakete als Grundlage für die später ausgeführten Arbeiten. Anhand der Spezifikation dieser dient der Projektplan als Kontrollgrundlage auf dem Weg zur Zielerreichung.

Der Basisplan bringt Transparenz:
Durch die Aufschlüsselung der Phasen und Arbeitspakete. Er sagt Ihnen was wann zu tun ist.

Er bringt Projektplanungssicherheit:
Dadurch, dass er alle durchzuführenden Arbeiten enthält, können Sie aufgrund des Projektbasisplans alle weiteren Planungen durchführen. Terminplanung, Ressourcenplanung und weitere orientieren sich alle am Projektplan.

Alles in allem bringt der Projektplan: Transparenz und Übersicht. Er dient als Organisations- und Planungsgrundlage.

Die Voraussetzungen für den Projektplan leiten sich aus seinem Zweck ab: Das Aufzeigen des geplanten Weges hin zur Erreichung eines oder mehrerer bestimmter Ziele.

Daher ist vor der Erstellung der Projektauftrag zu definieren. Weiter sind alle harten Ziele- und Nicht-Ziele sowie etwaige Projektgrenzen festzuhalten. Auch optionale ("Nice-to-have") Ziele sollten definiert sein.

Die Ziele sollten SMART oder zu mindestens unmissverständlich formuliert sein.

Wichtig: Bitte die Ziele nicht auf die leichte Schulter nehmen. Die Arbeit welche entsteht um Ziele zu definieren ist wichtig für den kompletten Projektverlauf. Werden bereits in der Basisplanung gravierende Fehler gemacht, kann dieses das komplette Projekt zusammenbrechen lassen, da alle Folgeplanungen nicht mehr stimmig sind.

Voraussetzungen sind also:

• Festschreibung des Projektauftrages (sowie IST/SOLL-Zustand)
• Harte/definierte Projektziele (sowie Nicht-Ziele, Abgrenzungen und optionale Ziele)
• ggf. Ergebnisse aus der Machbarkeitsstudie

Für die Arbeit am Projektplan ist es wichtig, ein paar Begriffe zu differenzieren und zu gliedern.

Diese tauchen später in unterschiedlichen Schritten während der Aufstellung des Projektplanes auf.

Projektstrukturplan:

Der Projektstrukturplan ist gröber gefasst als der Projektplan. Während im Projektplan einzelne Arbeitspakete aufgegliedert sind, enthält der Projektstrukturplan eine Übersicht (Struktur) der einzelnen Phasen und gröberer Bestandteile des Projektes. Üblicherweise beinhaltet er die Phasen zwischen einzelnen Meilensteinen sowie die Meilensteine an sich.

Der Projektstrukturplan ist quasi eine um die Arbeitspakete bereinigte Version, das reine herunter brechen auf Phasen zu einem Korridor zur Zielerreichung. Er ist das Ergebnis der Gliederung des Projektes in einzelne planbare und kontrollierbare Elemente. Zur Gestaltung des Projektstrukturplans wird der Weg zum Ziel geistig vorweggenommen und in mehrere gliederbare Teilstücke zerlegt. Diese Aneinanderreihung von Teilstücken ergibt die Projektphasen.

Beim Innenausbau eines neuen Hauses könnten das beispielsweise: "Türen und Fenster", "Raumgestaltung/Maler und Lackierer", "Elektro" und "Heizung und Sanitär" sein. Diese in sich geschlossenen Phasen der Ausstattung beinhalten jedoch noch keine durchzuführenden Arbeiten - sie geben aneinandergereiht aber eine Abfolge-Projektstruktur wieder -> der Projektstrukturplan.

Der Projektplan:

Der Projektplan ist der Projektstrukturplan ergänzt um eine weitere Zergliederung der notwendigen Arbeitsschritte, von einem aktuellen IST-Zustand hin zu einem SOLL-Zustand, basierend auf vorher festgelegten Zielen und unter Beachtung von Rahmenbedingungen. Das Ziel ist das Erreichen des jeweiligen Meilensteins am Ende einer Phase.

Meilensteine:

Meilensteine bilden wichtige Punkte im Projekt. Die Erreichung dieser ist ein kleines Fest, da wichtige Abschnitte erreicht wurden und abgehakt werden können.

Meilensteine können sein, die Teilabnahme eines Abschnittes, das Beenden einer Projektphase oder das Abschließen von bestimmten Tests oder Qualitäts-Gateways hin zur Zielerreichung. Die Summe aller Meilensteine ergibt das Projektziel.

Meilensteine heben sich im Projektplan hervor und sollten auch als wichtige Stufen im Projekt kommuniziert werden. Sie dienen nicht nur der Strukturierung von Arbeitsabschnitten, sondern dienen auch als Auslöser für bestimmte Ereignisse. Zum Beispiel kann das Erreichen eines Meilensteines Qualitätsmanagement-Aufgaben auslösen oder die Teil-Rechnungsstellung an Kunden initiieren. Auch dienen Meilensteine im Zuge der Meilenstein-Trendanalyse als wichtiges Mittel zum Projektcontrolling.

So ist beispielsweise das Richtfest mein Hausbau ein wichtiger Meilenstein. Ebenso das fertig gedeckte Dach, der fertige Innenausbau oder das Bestehen des Blower-Door-Tests zum Erhalt von KfW-Förderungen.

Arbeitspaket:

Arbeitspakete bilden die Grundlage der später durchzuführenden Arbeiten. Dabei kann ein Arbeitspaket aus mehreren Arbeitsschritten bestehen.

Arbeitspakete zeichnen sich dadurch aus, dass diese nicht mehr Management-zentriert, sondern Mitarbeiter-zentriert gestaltet sind. Sie beinhalten grundlegende und in sich geschlossene Arbeitsanweisungen, mit welchen Fachkräfte oder ausführende Arbeitnehmer definierten Ergebnissen zuarbeiten können.

Gleichzeitig bilden Arbeitspakete auch die kleinste Einheit innerhalb des Projektplans. Zwar kann ein Arbeitspaket mehrere Arbeitsschritte beinhalten, ein Arbeitspaket ist aber an sich keine To-Do-Liste für die ausführende Ressource.

Arbeitspakete beinhalten normalerweise eine eindeutige Bezeichnung sowie Abnahmekriterien, welche beschreiben, wann ein Arbeitspaket als erfüllt gilt. Nebst dessen können bereits Hinweise auf Risiken sowie Schätzwerte für die Dauer und Kosten abgegeben werden.

Aus diesem Mix an Informationen kann das benötigte Wissen zur Ausführung geschlossen werden, was hinterher wichtig für die Ressourcen-Zuteilung/Mitarbeiter-Zuteilung wird.

Die jeweiligen Einträge der Arbeitspakete zu Abnahmekriterien, Risiken sowie Kosten und Ressourcenaufwand bilden die Grundlage für die späteren Analysen und Übersichten: Qualitätsplanung, Risikoplanung, Kostenplanung und Ressourcenplanung.

Im vorgenannten Beispiel des Innenausbaus könnten in der Phase "Heizung und Sanitär" mehrere Arbeitspakete existieren. Von der reinen in sich geschlossenen Verlege-Arbeit der Rohre, der in sich geschlossenen Montage von Heizkörpern oder der in sich geschlossenen Inbetriebnahme der Heizungsanlage.

Puffer & kritischer Pfad:

Puffer sind essentiell im Projekt. Der Plan ist keine Realität. Es muss und es wird auch garantiert nicht alles so laufen, wie es geplant wurde.

Puffer sind vorweggenommene freie zeitliche Handlungsspielräume für eventuell auftretende Verzögerungen jeglicher Art. Verzug von Zulieferern, Ressourcenmangel aufgrund von nicht vorhersehbaren Engpässen oder aufgrund von anderweitigen internen wie externen Störungen führen zu Verzug, wenn kein Puffer vorhanden ist.

Unterschieden werden kann zwischen Arbeitspaket-Puffern und phasen- sowie phasenübergreifenden Puffern.

Arbeitspaketbezogene Pufferzeiten geben mehr Zeit zur Bearbeitung als vorweggenommen wurde. In kleinem Maßstab: sagt unser Beispiel-Heizungsbauer, dass die Inbetriebnahme 5 Stunden benötigt, kann ein Arbeitstag mit 8 Stunden dafür vorgesehen werden. Der Heizungsbauer hat 3 Stunden Pufferzeit.

Phasen-Puffer werden hingegen innerhalb der Projektphase generell gesetzt, somit kann eine Verzögerung von Arbeitspaketen innerhalb einer Phase abgefangen werden.

Der kritische Pfad ist jene Verkettung von Arbeitspaketen, welche ohne Puffer aneinander liegen. Eine Verzögerung des ersten Arbeitspaketes führt automatisch und ohne Option zu einer Verzögerung des zweiten Arbeitspaketes.

Projektplan/Projektstrukturplan

DIN 69901-5:2009 Projektstrukturplan:

[...] vollständige hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste [...]

PMBOK Guide 2004:

"[…] eine auf Liefergegenständen basierende, hierarchische Strukturierung der Arbeit, die verrichtet werden muss, um die Projektziele zu erfüllen […]. Der PSP organisiert und definiert den Gesamtinhalt und -umfang des Projekts und stellt die Arbeit dar, die in der aktuellen, genehmigten Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs (Pflichtenheft) angegeben ist. [...]

Meilenstein

DIN 69901:2009 Meilenstein:

[...] Ereignis besonderer Bedeutung [...]

PMBOK Guide 2004:

Milestone: Significant point or even in the project"

Arbeitspaket:

DIN 69901-5:2009 Arbeitspaket

[...] In sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts, die bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden kann [...]

PRINCE 2:

Arbeitspaket ist lediglich der Arbeitsauftrag, den ein Projektleiter an einen Teamleiter übergibt. Da PRINCE2 nicht aufgabenorientiert, sondern produktorientiert plant, ist das Arbeitspaket hier kein wesentliches Element der Projektplanung.

Aufgrund der Wichtigkeit der nachfolgenden Schritte möchte ich es nochmals erwähnen: Der Projektbasisplan bildet die Grundlage für alle weiteren Überlegungen und Planungen bezüglich des Projektes. Alle gravierenden Fehler oder falsche Annahmen, wirken sich in der Projektdurchführung deutlich auf den Projektverlauf und sogar den Projekterfolg aus.

Zu Beginn steht ein Ziel oder mehrere Ziele im Raum, welche durch das Projekt zu erreichen sind. Diese Ziele haben Sie an dieser Stelle bereits schriftlich fixiert. Auch eine eventuelle Machbarkeit wurde geprüft - zu mindestens im kleinen Rahmen.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten, den Plan-Vorgang vorzunehmen. Die Vorwärts-Planung und die Rückwärts-Planung.

Die Vorwärts-Planung ist der "eigentlich logische Weg" vom IST- in den SOLL-Zustand.

Betrachtet wird die aktuelle Situation, ausgehend von der Gegenwart wird Stück für Stück gefragt "Und dann?".

An unserem Hausbau-Beispiel: Das Fundament ist gegossen. Und dann? -> Die Kellerwände werden gemauert. Und dann? -> Die Bodenplatte des Erdgeschosses wird gesetzt. Und dann? -> usw.

Der Projektplan wird vom zuerst in Phasenbereiche unterteilt welche nacheinander folgen (z.B. Keller > Erdgeschoss > Obergeschoss > Dach > Innenausbau > ...) und danach in einzelne ebenfalls vom "Jetzt" ausgehende Arbeitspakete.

Die Rückwärts-Planung hingegen geht vom eigentlich zu erreichenden Zielzustand aus. Es wird von hinten nach vorne geplant.

Anstatt zu fragen "Und dann?" wird gefragt "Was muss erledigt sein um das machen/erreichen zu können?". Der Vorteil der Rückwärtsplanung ist eine höhere Logik-Ebene. Wo hingegen die Vorwärtsplanung irgendwann auf das Ziel trifft (im besten Fall), wird bei der Rückwärtsplanung das Ziel als gegeben vorausgesetzt.

Die Art den Projektplan rückwärts zu planen hat aber auch noch einen zweiten Vorteil: er zeigt auf, welche Arbeitsschritte erfüllt sein müssen, um Folgeschritte beginnen zu können. Die notwendigen Punkte der Abnahmekriterien werden so bereits in den Vordergrund gerückt.

Machen Sie ein Selbst-Experiment. Stellen Sie sich vor Sie wollen 5 Kilo abnehmen. Planen Sie im Kopf in der Vorwärts-Planung: Ich könnte Sport machen und meine Ernährung umstellen. Und ich sollte vielleicht etwas mehr Wasser anstatt irgendwas mit Zucker trinken.

Und nun in der Rückwärts-Planung: Sie haben fünf Kilo abgenommen, was mussten Sie alles machen um das Ziel zu erreichen? Eventuell merken Sie vor Ihrem geistigen Auge etwas mehr "Filme und Bilder" als bei der Vorwärts-Planung. Die Vorstellung wird konkreter und ist nicht sehr von Unsicherheit geprägt, wie in der Vorwärts-Planung.

Während sich sie inkrementelle Vorwärtsplanung mit kleinen Schritten von Zwischenziel zu Zwischenziel hangelt, wird bei der Rückwärtsplanung direkt klar, wie viel überhaupt wirklich noch zu erledigen ist um im Soll anzukommen.

Ihre Aufgabe: Entscheiden Sie sich für eine Art der Planung. Für den weiteren Verlauf wird die von mir favorisierte Rückwärts-Planung herangezogen.

Nach der Festlegung auf eine Planungsart ist es an der Reihe die einzelnen Projektabschnitte zu planen. Diese Planung der Phasen kann sich der Einfachheit halber an Meilensteinen orientieren.

Durch die Orientierung an wichtigen Punkten des Projektes, werden Zwischenziele gesetzt. Diese Zwischenziele im übernächsten Schritt mit Arbeitspaketen untermauert.

Zur Erinnerung: Meilensteine sind wichtige Projektpunkte, beispielsweise abgeschlossene Etappen oder Abnahme-Punkte durch den Kunden. Und: Die Projekt-Phasen sind einzelne Teilstücke (Teil-Ziele) hin zum Gesamtziele, dem Projekterfolg.

Planung der Projektphasen:

Nehme das Projektziel und zerlege den Weg mit der von dir gewählten Plan-Art in einzelne plan- und gliederbare Teilstücke.

Wenn möglich, untergliedere die Teilstücke in eine weitere Ebene, ohne bereits zu einzelnen Arbeiten oder Arbeitspakete abzudriften.

Als Beispiel wäre eine Obergliederung: "Maler und Lackierer", "Heizung und Sanitär" sowie "Elektro".

Eine Untergliederung des Bereiches "Heizung und Sanitär" könnte sein: "Auswahl der Einrichtung, Armaturen, Heizkörper", "Installation der Heizanlage" und "Feininstallation".

Dies sind einzelne Phasen, welche mehrere Arbeitspakete in sich zusammenfassen. Eine weitere Untergliederung macht aufgrund des geringen Umfangs der dann zusammenliegenden Arbeitspakete keinen Sinn mehr.

Behalte im Hinterkopf, dass das Ziel der Projektphasen ist, das Projekt übersichtlich zu staffeln.

Planung der Meilensteine:

Neben weiteren wichtigen Punkten innerhalb von Projektphasen liegen Meilensteine zu meist am Phasen-Ende, um einen wichtigen Etappen-Sieg zu markieren.

Sie dienen später dem Controlling und zur Strukturierung des Projektablaufes, sowie der Ausrichtung auf "das nächste Ziel" hin zum "großen Ganzen".

Diese erfolgskritischen Punkte werden nun an die jeweiligen Phasen-Enden gesetzt und benannt.

Die Benennung sollte dabei etwas ausführlicher sein, als im bildlich abgebildeten Beispiel. So könnte der Meilenstein am Ende der Phase "Heizung & Sanitär" lauten: "Die Heizanlage wurde vollständig installiert, in Betrieb genommen und durch einen Dritten Prüfer abgenommen. Die Feininstallation der Bäder und Sanitäreinrichtungen wurde ausgewählt, installiert, auf Funktionalität getestet und abgenommen".

Wie das Beispiel zeigt, geht von diesem Meilenstein eine gewisse Wichtigkeit aus: Das Gewerk ist abgeschlossen und abgenommen.

Wobei hingegen die Aussagen "Die Heizungsrohre sind verlegt" und "Die Heizungen sind angeschlossen" in diesem Projekt-Rahmen keine Meilensteine, sondern die Ergebnisse einzelner Arbeitspakete darstellen würden.

Benennen Sie nun Meilensteine und definieren Sie, was am Ende einer Projektphase erreicht sein soll.

Nach der Erstellung der Projektphasen sowie der Meilensteine haben Sie bereits eine Projektstruktur vor sich liegen. Diese gilt es vor der Ausarbeitung der einzelnen Arbeitsschritte grob zu prüfen.

Umwelt-Check:

Gehen Sie im Kopf die einzelnen Tätigkeitsfelder bzw. Phasen durch und überprüfen Sie, ob die Reihenfolge der Phasen sinnig ist. Sollten sich Phasen widersprechen oder in einer falschen Abfolge liegen - und wird dieses erst in der Durchführung sichtbar - kann sich das erfolgskritisch auswirken.

Ein "wir hätten zuerst XY machen müssen, jetzt müssen wir AB machen um das wieder zu fixen" führt zu unnötigen und nicht geplanten Aufwänden in allen Ressourcen-Bereichen: Zeit, Kosten, Personal, material.

Checken Sie die Abfolge sowie die Reihenfolge/Untergliederung der Projektphasen. Macht das Vorgehen Sinn? Muss ggf. was verschoben werden? Können Phasen zusammengefasst oder zur besseren Planbarkeit weiter untergliedert werden?

Zielkongruenz-Check

Ein weiterer nicht zu vergessener Faktor ist die Zielausrichtung der Phasen und Einbau optionaler Ziele.

Ist die Verkettung der Phasen wirklich zielführend? In welche Phasen fallen optionale Ziele welche ggf. in Meilensteine eingebaut werden können?

Checken Sie den reinen Weg der Zielerreichung. Führen die Meilensteine zum großen Ganzen? Wurde etwas vergessen oder kann etwas erweitert werden um optionale Ziele ohne großen weiteren Ressourcen-Aufwand einzubauen?

Arbeitspakete bilden die Grundlage der später auszuführenden Arbeiten.

Arbeitspakete, deren einzelne Arbeitsschritte sowie Kriterien der späteren Abnahme des jeweiligen Paketes sind in sich klar abgegrenzt und jeweils ein Stück hin zum Etappenziel, respektive zum Meilenstein. Es ist die kleinste und nicht weiter zergliederbare Einheit im Projektplan.

Überlegen Sie sich nun, welche Arbeiten thematisch passend zusammengefasst werden können, um den jeweiligen Meilenstein zu erreichen. Beginnen Sie dabei am Projektanfang, da die nun entstehenden Arbeitspakete Voraussetzung für spätere Arbeiten sind. Eine Rückwärts-Betrachtung macht an dieser Stelle keinen Sinn mehr.

Planung der Arbeitspakete:

Fragen Sie sich nun: "Welche Arbeitspakete/Arbeitsschritte sind in dieser Phase notwendig, um den Meilenstein zu erreichen?".

Untermauern Sie die Aussage des Arbeitspaketes mit:

> Einem eindeutigen Titel und einem eindeutigen Code

> Einer Beschreibung der durchzuführenden Arbeit, ggf. mit Teilschritten
Diese Beschreibung sollte von einer Fachkraft, einem Teammitglied oder Subunternehmer verstanden werden

Abnahmekriterien: Ab wann gilt für Sie das Arbeitspaket als erfüllt? Was muss zwingend erledigt sein, damit das Arbeitspaket seinen Zweck erfüllt?

> Bereits erste Identifizierte Einschränkungen (z.B. Kein Baulärm an Sonntagen möglich, Schwertransport muss X Wochen vorher angemeldet werden) Aus den Einschränkungen ergeben sich mitunter weitere Arbeitspakete, welche eingegliedert werden müssen (z.B. Beantragung der Schwerlasttransport-Genehmigung)

> Bereits erste identifizierte Risiken (was darf nicht passieren? Woraus muss geachtet werden?)

> Schätzen Sie die zeitliche Komponente des Arbeitspaketes durch Schätzverfahren

> Überlegen Sie, welche einzelnen Arbeiten als Pakete zusammengefasst werden können, um das Phasenziel und damit den Meilenstein zu erreichen.

Achten Sie dabei darauf, dass die Abnahmekriterien zwar abgehakt werden können, die Arbeitspakete aber keiner 2do-Liste ähneln. Schreiben Sie nicht direkt vor was, wie zu erledigen ist, außer es ist zur Zielerreichung zwingend. Einem Sanitär-Fachmann zu erklären, er müsse die Vergabelungen der Heizungsrohre löten, macht genau so wenig Sinn einem KFZ-Meister zu erklären, wie er Winterreifen aufzuziehen hat. Es würde reichen das Ziel "Endmontage der Winterreifen" mit dem Kriterium "Winterreifen gewuchtet, montiert" zu setzen.

Abhängigkeiten

Nach der Planung aller Arbeitsschritte gilt es nun, Vorgänger und Nachfolger festzulegen.

Hintergrund: Einige Arbeitspakete können auch phasenintern nur nacheinander erfolgen.

So macht es keinen Sinn in der Phase "Heizung & Sanitär" das Arbeitspaket A "Rohre verlegen" hinter das Arbeitspaket B "Feininstallation der Heizkörper" zu setzen.

Ganz im Gegenteil: Arbeitspaket A ist eine Voraussetzung, um Arbeitspaket B überhaupt starten lassen zu können.

So entsteht eine Abfolge an nacheinander und parallel ausführbaren Arbeitspaketen.

Achtung: Diese Abfolge ist noch nicht final, sie wird durch zeit- und Ressourcenplanung weiterführend noch angepasst.

Setzen Sie sich nun mit den einzelnen Projektphasen und derer Arbeitspakete auseinander und ordnen Sie die Pakete in logische Abfolgen. Überlegen Sie bei jedem Paket "was muss vorher zwingend erledigt sein um starten zu können" - dieses Paket ist Vorgänger. Auch mehrere Pakete können Vorgänger eines anderen Paketes innerhalb einer Phase sein.

Am Ende dieser Planung steht eine Abfolge an durchzuführenden Arbeiten um Etappen-Ziele zu erreichen, sowie eine Liste an Etappen-Zielen hin zum Projektziel.

zeitliche Abfolge

Nebst der logischen Abfolge gibt es auch eine zeitliche Abfolge, basierend auf externen Terminen (Im Falle des Gartens: Baumschnitt nur bis Ende Februar, Termine des Auftraggebers, o.ä.) oder internen Vorgaben (Revisionstermine, Vorgaben, etc.). Auch die einzelnen Arbeitspakete haben eine geschätzte Dauer, so kann ein Arbeitspaket innerhalb eines Werktages abgehandelt sein, ein anderes aber mehrere Wochen dauern.

Diese zeitliche Komponente gilt es nun, in den Projektbasisplan einzubauen. Nehmen Sie sich den Plan vor und ergänzen Sie die jeweiligen Arbeitspakete um eine zeitliche Komponente.

Achtung: Weder die Zeit-Planung, noch die Arbeitspaket-Planung ist abgeschlossen. Im weiteren Planungsverfahren werden weitere Arbeitspakete hinzukommen.

Am Ende der Planung der Abfolge steht eine Liste an Aufgaben in einem zeitlichen Kontext, basierend auf der Dauer und vorgegebener Fixtermine.

An dieser Stelle wissen Sie, welche Ablaufstruktur Ihr Projekt in etwa haben wird. Der Projekstrukturplan ist bereits nah an der finalen Version, an den Phaseninhalten und der Projekt-Umwelt wird in den kommenden Analysen weiter geplant.

Was noch nicht beachtet wurde, aber zur Planung der Arbeitspakete und der Abfolge dazugehört, sind zeitliche Puffer.

Diese Puffer bringen Handlungsspielräume für eventuell auftretende Störungen und können entweder Phasen-bezogen oder Arbeitspaket-bezogen gesetzt werden.

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Erstellen Sie nun Puffer für jene Arbeitspakete und Abschnitte, bei derer zeitlichen Einschätzung Sie nicht sicher sind, oder welche Schwankungen unterliegen können. So ergeben sich Zeit-Korridore der Durchführung.

Als Beispiel beim Straßenbau ist die Verlegung einer neuen Asphaltschicht witterungsabhängig. Die Witterung ist nie vorhersagbar, nur deren ungefähre Wahrscheinlichkeit. Ein Puffer hier wäre größer als jener bei der Verlegung unserer oft genannten Heizungsrohre.

​(verlinkung)

​(vrlinkung)

Missbrauch des Projektplans als To-Do-Liste

Ein Projektplan ist eine Staffelung von Arbeitspaketen, welche in Phasen zusammengefasst sind und jeweils mit einem Meilenstein enden.

Was ein Projektplan nicht ist: eine Aufgaben-Liste. Der Schritt "Häcksler nach Gartenarbeit in den Keller bringen" hat ebenso wenig was im Projektplan zu suchen, wie "Verschweißen der Heizungsrohre". Dieses sind Arbeitsschritte, welche innerhalb eines Arbeitspaketes abgehandelt werden können und sollen.

Der Projektplan hingegen ist eine Übersicht von Arbeitspaketen. Stellen Sie sich vor, wie komplex und Kleinteilig Ihre Planung wäre, wenn Sie jeden Arbeitsschritt aufführen müssten, gerade bei Großprojekten. Das ist nicht machbar, nicht sinnvoll und viel zu unübersichtlich.

Verwechseln Sie also nicht die Aufgabenliste mit der Projektübersicht.

Projektpläne werden als Realität angesehen

Die Perspektive welche ein Projektplan mit sich bringt, wird manchmal leider etwas falsch wahrgenommen.

Im besten Fall ist das durchgeplante Projekt ein vor der Planung ausgewählter Weg hin zu einem oder mehreren definierten Zielen. Nach der abgeschlossenen Planung haben wir eine Liste von Terminen und Ausführungszeiträumen, Kosten, Abnahmekriterien und so weiter.

Der Fehler ist: dieser schlüssige Weg wird als Realität angenommen. Soll am Beispiel der Termine heißen: wir haben uns verschätzt oder etwas Unvorhersehbares ist passiert. Ein Zwischentermin wird nicht erreicht. Für manchen bricht eine Welt zusammen, ein anderer verfällt zuckend mit kleinen hektischen Bewegungen auf den Boden, wieder andere müssen sich direkt für die Abweichungen rechtfertigen.

Dabei beschreibt der Projektplan eine Ideallinie. Er muss nicht zu 100% zutreffen. Die Planung basiert auf Schätzungen, auch diese sind zum Zeitpunkt der Planung keine Realität. Abweichungen sind eher die Regel als die Ausnahme.

Vielmehr ist der Projektplan eine Vereinbarung zwischen allen Projektbeteiligten einen bestimmten Weg zu gehen um bestimmte Ziele zu erreichen. Dieser Weg wurde durch den Projektleiter vorbereitet.

Wird von der Ideallinie abgewichen, ist eine Korrektur notwendig. Nicht mehr, nicht weniger.

Es fehlt das Verständnis des Teams

Sie planen das Projekt nicht für sich. Sie planen es auch nicht nur für den Kunden oder Ihre Vorgesetzten.

Durch die Planung geben Sie Ihrem Team ein Mittel an die Hand, wie vorgegangen werden soll.

Projektleiter agieren meist im mittleren Management, weil Sie die Anforderungen des Top-Managements in ausführbare Einheiten umsetzen, die das Team durchführen soll. Egal ob es dabei um Umsatzziele durch Kunden-Projekte geht oder interne Change-Prozesse.

Dabei wird diese wichtige, sehr böse formulierte, "Sicht nach unten" oft vergessen.

Erzeugen Sie mit Ihrer Planung erst ein Verständnis im Team. Verständnis für die Ziele, das "Warum", und wieso der Plan so ist, wie er ist. Erarbeiten Sie dann eine Akzeptanz im Team. Durch ein Kick-Off, gemeinsame Planungsrunden, lassen Sie Teammitglieder an der Gestaltung mitarbeiten - meistens haben Fachkräfte so oder so einen besseren Blick auf Schätzungen.

Diese beiden Vor-Schritte innerhalb der Planung (Verständnis und Akzeptanz) sorgen für mehr Projekt-Effizienz und bessere, zielgerichtete Arbeit.

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Es entsteht ein Blueprint zur Zielerreichung

Durch die Offenlegung der Ideallinie hin zu einem oder mehreren Zielen, entsteht für jeden eine schlüssige Landkarte mit Weg zur Zielerreichung. Je nach Gestaltungsgrad (Projektstrukturplan oder kompletter Projektplan) können verschiedene Abstraktionslevel gewählt werden, um den Weg aufzuzeigen.

Risikominimierung durch geistige Vorarbeit

Bereits in der Planung können Risiken aufgedeckt und durch weitere Arbeitspakete abgefangen werden. Um noch mal die oben beschriebene Genehmigungsfrist für einen Schwertransport aufzugreifen, kann diese bereits vorab geplant werden. Das Risiko des Projektverzugs wurde bereits in der Planung minimiert. Auch die Erstellung eines Projektplans an sich minimiert das Risiko des vollumfänglichen Scheiterns durch die geistige Vorwegnahme der zu erledigenden Aufgaben.

Transparenz für das Team, Kunden, Führungskräfte

Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete durchleuchten ein Projekt und machen abstrakte Gebilde einfach nachvollziehbar. So können unterschiedlichen Zielgruppen unterschiedlichste Dinge erklärt werden. Den Führungskräften beispielsweise die Aufsummierung der ungefähren Arbeit für das Team, dem Kunden was wirklich alles getan werden muss, um das Ziel zu erreichen und daher auch "warum es so viel kostet, wie es kostet".

Grundlage für das Controlling

Was nicht geplant ist, kann nicht verglichen werden. Der Projektplan ist später die Grundlage für das Projekt-Controlling. Ob Gegenüberstellung von Zeiträumen einzelner Phasen oder Protokollierung des Ablaufes. Der projektplan bildet die Grundlage des Controllings.

Grundlage für Unternehmensentwicklung

Anhand der Abfolge können je nach Projekt massive lessons learned festgehalten werden. Die zurückgegebenen Feedbacks, Problemlösungsansätze und Werte helfen der Unternehmensentwicklung hinsichtlich Folgeprojekten, ähnlicher Projekte und sogar bei Marktanalysen.

Ähnliche Projekte oder Folgeprojekte können anhand des Feedbacks auf genauere Werte zurückgreifen, egal ob Zeit oder Kosten, das macht Schätzungen genauer und minimiert Risiken.

Auch können während der Projekte wiederkehrende Feedbacks von Kundenseite oder Markt-Sichtweisen dazu führen, das Produktportfolio des Unternehmens auszubauen.

Der Fokus liegt auf den Zielen

Der Plan ist der Weg dorthin. Durch Meilensteine und Zwischenziele liegt der Fokus immer auf der Erreichung von "Punkt X" - dem Projektziel. Daran wird gearbeitet. Die Ziele werden omnipräsent.

Der Projektplan ist das Mittel der Projektleitung. Wirkliche Nachteile, außer der nachfolgend aufgeführten komplexen Ansicht, können ihm nicht zugeordnet werden.

Die Darstellung ist mitunter gewöhnungsbedürftig
Je nach Tool-Einsatz und Erfahrung in der Projektplanung, können komplexe Projekte in der Planung überfordernd wirken.

In komplexen Projekten ist es eine Kunst für sich, die Komplexität sinnvoll aufzusplittern und einfach planbar zu machen, kritische Pfade zu erkennen und alle Arbeitspakete an die Gegebenheiten anzupassen. Die Gestaltung eines einheitlichen Planes ist von der Komplexität und der Menge der Ziele abhängig und kann schnell erschlagend wirken.

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